Il resoconto delle spese deve essere esposto nel seguente modo :
Fondo cassa dopo Genova 1413 €
Le spese amministrative del raduno a carico del gruppo sono state di 323,25 €, residuo del raduno di Montecatini, la parte eccedente è stata offerta da Sessarego Gaudenzio.
Inoltre, Sessarego ha offerto il cd con la compilation inedita delle canzoni dei vari cantautori genovesi.
A Genova non è stato raccolta la quota del fondo cassa.
Fondo cassa post Genova 1420 €
Questo documento intende fornire una traccia operativa alfine di permettere la realizzazione dei raduni annuali a chiunque sia preposto a tale compito.
CONDIZIONI INDISPENSABILI :
- costituzione di un fondo cassa
- definizione delle date operative
- individuazione della località
- definizione del gruppo di lavoro
Il fondo cassa.
Novità :
È indispensabile per evitare l’esposizione in proprio a fondo perduto e, trattandosi di un numero considerevole di persone, la cifra potrebbe diventare considerevole in brevissimo tempo, con il rischio di bloccare l’iniziativa.
A cosa dovrà servire il fondo cassa :
· Spese impreviste durante la manifestazione :
- l’impossibilità improvvisa ed imprevista di qualcuno che aveva prenotato e non aveva potuto disdire in tempo utile
- la spesa imprevista in fase di organizzazione, quale l’ingresso a mostre o spese extra dell’albergo e non.
· Spese prevedibili in fase di organizzazione :
- La partecipazioni ad iniziative o manifestazioni culturali
· Spese impreviste dopo la manifestazione :
- Il pagamento di eventuali sospesi della manifestazioni
· Spese di normale gestione :
- Spese telefoniche per la ricerca di nuovi AUC, il mantenimento dei contatti e la preparazione del raduno.
Spese postali, fax e posta elettronica, eccetto quelle offerte a titolo gratuito da eventuali collaboratori
· Come gestire il fondo :
Ad ogni raduno si dovrà decidere come ricrearlo e/o come utilizzarlo
(Le regole verranno stabilite in base alle risposte al questionario inviato)
· Come contribuire al fondo cassa :
ad ogni raduno si dovrà ricreare il fondo secondo le indicazioni ricavate dal questionario.
Eventuali assenti possono aderirvi tramite vaglia o bonifico bancario intestato al responsabile i cui estremi verranno comunicati durante il raduno o tramite posta.
Il responsabile attuale è Mazzocco Remo, i suoi estremi sono :
- un vaglia a Mazzocco Remo, via monte Cervino 34, 30030 Favaro Veneto (Venezia)
Grazie all’esperienza di Genova, e a Sessarego, anche il fondo cassa ha cambiato di significato, poiché :
- La nuova prassi di inviare la fotocopia della propria carta di credito o un bonifico all’albergo o all’organizzatore affinché provveda a gestire le prenotazioni entro la data prestabilita, in modo che l’eventuale rinuncia non comporti alcuna penalità, permette di eliminare il possibile problema dei sospesi dell’albergo;
- Il costo del lavoro di segreteria : la posta, il telefono, il fax …, l’aspetto più pesante ed oneroso, è stato risolto da Gaudenzio Sessarego, che ha messo a disposizione la segreteria della sua azienda (gestita dal figlio Fabrizio). Pertanto, chi organizza, dovrà spedirgli, via posta elettronica, il programma o qualsiasi tipo di comunicazione, che poi verrà inviata a tutti.
In base a queste novità, il fondo cassa dovrà essere incrementato fino ad un valore massimo da definire al prossimo raduno, evitandone la raccolta o riducendone l’importo qualora la spesa del soggiorno sia onerosa, salvo la definizione di obiettivi condivisi che ne richiedano la raccolta.
le date operative del raduno.
Novità :
La festa necessita di :
· data del raduno,
se il raduno avverrà in una città di mare, per cui è possibile prevedere delle escursioni in barca, l’ideale sarebbe organizzarlo entro il mese di settembre o al massimo entro la prima domenica di ottobre, per avere più possibilità di bel tempo;
se il raduno avverrà in una città di terra, dove vengono privilegiate mostre e musei, si potrà organizzarlo tra la prima e la seconda domenica di ottobre, in base alla disponibilità dell’organizzatore e dei commilitoni, indicativamente, la regola potrebbe essere :
il mese è ottobre, il giorno è sabato che cade nel periodo 5-11 di ogni anno.
Può fare eccezione qualche località che presenti delle condizioni particolari indicate dal gruppo di lavoro della località individuata.
(Es. Ascoli, la caserma può mettere dei vincoli ed in città la 3 domenica c’è il mercatino antiquario nazionale come ad Arezzo. In tal caso si tratta di valutarne la convenienza)
· data di invito,
è la data in cui riceverete le informazioni dettagliate sul prossimo raduno, Vi verrà comunicata dal responsabile, dopo che avrà ricevuto e concordato la festa con il gruppo di lavoro locale e sarà da dicembre entro fine marzo.
· data di preiscrizione,
è una data importante, poiché dovendo prenotare un numero elevato di camere è indispensabile averne la disponibilità, ciò significa comunicare l’adesione entro 2 mesi dalla data di invito. Vi ricordo che tale data non è impegnativa.
· data di adesione e disdetta singole,
- fino a 1 settimana prima del raduno vanno comunicate al responsabile, che provvederà a gestire la situazione direttamente o con gli addetti sul posto,
- l’ultima settimana dovranno essere comunicate direttamente all’albergo e per conoscenza al responsabile.
· altre date,
(es. spettacolo lirico all’Arena di Verona) devono essere occasionali e di aggregazione per iniziativa personale tramite avvisi sul sito internet
il cui indirizzo è www.54auc3cp.it, cui si accede direttamente coinvolgendo il gestore del sito Guglielmo Caprai, il cui indirizzo di posta elettronica è riportato sul sito.
Novità :
· La località,
dovrà essere decisa durante il raduno dell’anno precedente per permettere al gruppo locale di lavorare bene e con calma, poiché dovrà essere il braccio operativo sul posto.
Ad ogni raduno, dovranno essere presentate almeno 2 alternative, in modo da avere una proposta di riserva e dovrà essere concordata anche la data più opportuna.
Il gruppo di lavoro
deve provvedere alla situazione logistica ed impostare il programma della giornata, pertanto, dovrà procurarsi le indicazioni sugli alberghi, che poi verranno contattati, le indicazioni sulle manifestazioni culturali e folkloristiche del luogo e dintorni, le eventuali cartine presso la pro loco in modo da rendere il soggiorno il più piacevole possibile.
Dovrà essere situato il più possibile vicino al centro per permettere di muoversi senza auto.
Il gruppo di lavoro, dopo avere individuato l’albergo, contatterà il responsabile per deciderne insieme gli aspetti economici, cioè :
· Il prezzo
Considerando tutti gli sconti ottenibili per ridurne l’ammontare, sfruttando le eventuali conoscenze comuni
· Il piano bar
Si deve cercare di farlo rientrare nel pacchetto offerto dall’albergo oppure farlo offrire da un eventuale sponsor, diversamente, valutare se vale la pena di prevederlo o meno
· Il menù
Dovrà essere concordato dal gruppo di lavoro
Dovranno essere individuati locali tipici o caratteristici, con relativi prezzi ed itinerari, in cui recarsi per eventuali diversivi.
Si dovranno raccogliere locandine e manifesti per agevolare la visita in piena autonomia
Stilare il programma della giornata
Inviare il riepilogo delle manifestazioni etc al responsabile
entro la data di invito, per la preparazione della documentazione da inviare ai commilitoni entro fine marzo.
Raccogliere il materiale illustrativo e formare i plichi
da consegnare ad ognuno al loro arrivo in albergo.
Novità :
vademecum per organizzare un incontro :
1) durante l’anno, chiunque volesse organizzare un incontro in luoghi da Lui già visitati o dove avvengano manifestazioni importanti e meritevoli di considerazione, si deve informare sia sulla capacità logistica che della parte economica, calcolata per un gruppo di 60-80 persone circa. Predisporrà, poi, un programma per i 2 giorni della festa, che verrà poi inviato per conoscenza e conferma all’organizzazione.
2) L’organizzatore, dal fondo cassa, avrà un budget di spesa di 300 € e, nel caso di eventuali spese superiori, dovrà essere autorizzato o dovrà reperire la cifra necessaria con l’aiuto di eventuali sponsors, che gli garantiranno la copertura. Finora l’aspetto economico non ha mai costituito un problema.
3) Chi organizza dovrà prepararsi, o gli verrà fornito, un tabulato su cui riportare la gestione delle adesioni e delle comunicazioni. Qualora non si senta in grado di gestirle, tale compito verrà svolto dall’organizzazione.
4) Appena possibile, l’organizzatore dovrà definire i contatti con le strutture logistiche per i preventivi di spesa e l’ottimizzazione dei costi e dettagliare tutto il programma. Potrà, comunque, contattare l’organizzazione, che è sempre disponibile per un eventuale supporto.
5) A programma definito, entro il mese di marzo dell’anno successivo, salvo diversa indicazione richiesta dalle strutture alberghiere, dovrà inviare, via posta elettronica, il documento a Sessarego, che provvederà a gestire la comunicazione con i commilitoni. Eventuali solleciti telefonici devono essere segnalati personalmente o tramite l’organizzazione.
6) Entro maggio dell’anno successivo dovranno pervenire tutte le risposte positive o negative.
7) Gli accordi commerciali con le strutture logistiche dovrà gestirli l’organizzatore in prima persona utilizzando le fotocopie delle carte di credito.
Si consiglia di contattare frequentemente l’organizzazione sia per lavorare serenamente sia per prevenire e superare eventuali difficoltà organizzative.
ULTERIORI POSSIBILITA :
L’obiettivo è trasformare l’incontro in un momento gioioso e significativo, cioè in una festa caratterizzata da sorprese e disponibilità verso gli altri, pertanto i punti sottoelencati non sono vincolanti, ma da coltivare mentalmente in modo da arricchire il parco idee e poi proporle.
Sponsors,
L’obiettivo è limitare le spese, perciò qualsiasi contributo, a qualsiasi titolo, è il benvenuto.
Gadgets
Il costo di eventuali gadgets da offrire agli intervenuti al raduno non deve essere eccessivo e, qualora gli oggetti raccolti non fossero sufficienti, si dovrà organizzare una lotteria.
Solidarietà
Eventuali manifestazioni di solidarietà dovranno essere definite durante il raduno sia per quanto riguarda i beneficiari (organizzazioni locali, missionari, adozioni a distanza), che le modalità di attuazione (dal fondo cassa, dall’acquisto di prodotti, da autotassazioni), che dalla frequenza (estemporanea o ricorrente).
alcuni suggerimenti verranno stabiliti in base alle risposte al questionario inviato, altri verranno discussi al prossimo raduno.